Power Apps – pārejošs trends vai lielisks risinājums?

Autors: Heikko Kukk Datums: 11.07.2022

Līdz ar mākoņpakalpojumu komplektu izveidi, Microsoft pasaules tirgu iepriecinājusi arī ar aizraujošu iespēju sakombinēt dažādas lietotnes. Rīks, kuram noteikti vērts pievērst uzmanību, ir Power Platform, kas sastāv no trim lietotnēm. 

  • Ar Power Apps nav jābūt programmētājam, lai uzņēmuma vajadzībām pašu spēkiem radītu lieliskas lietotnes. Vienkāršotā koda izmantošana tās ļauj izveidot ērti, viegli un saprotami. Tās paredzētas lietošanai dažādās viedierīcēs un tiešsaistē. 
  • Power Automate ir rīks biznesa procesu automatizācijai ar darbplūsmu šabloniem. Ar vienu klikšķi iespējams datus apstiprināt, noraidīt, pārsūtīt utt. Turklāt, tā nebūt nav vienīgā šī rīka priekšrocība. 
  • Ar biznesa analītikas rīku Power BI sarežģītus un apjomīgus datus var viegli pārvērst “parastiem” cilvēkiem viegli uztveramā saturā, atspoguļojot tos pārskatāmās tabulās un diagrammās. 

Šoreiz papētīsim dziļāk lietotni Power Apps. Kas tajā ir tik īpašs un vērtīgs? 

Stāsts iesākās ar Microsoft vēlmi mākoņu vidē radīt veiksmīgus aizvietotājus plaši izplatītajām lietojumprogrammām (piemēram, Infopath un SharePoint designer). Ideja bija sekojoša – IT jomā vairāk vai mazāk zinoši prāti veic pāris trikus, pasmeļ vajadzīgos datus no SharePoint platformas, šur tur pielāgo kodu un voilà! – pēc pāris dienām vai nedēļas ir lietošanai gatavs moderns rīks, kas ievērojami atvieglo dažādus biznesa procesus. Automatizēti atvaļinājumu pieprasījumi, izdevumu atskaites, rezultātu pārskati vai inventarizāciju saraksti – Power Apps ir izcils palīgs jebkurā no šīm vajadzībām. 

Šobrīd darbs ar Power Apps jau vairs neprasa īpašas IT prasmes un zināšanas. Tā lietošana laika gaitā kļuvusi arvien vienkāršāka un ērtāka. Lai pašu spēkiem izveidotu lietotni, nav nepieciešamības iedziļināties komplicētā kodēšanā. Ar pavisam nelielu piepūli ātri vien kļūst skaidrs, ka šis risinājums ir pietiekami loģisks un viegli saprotams. Te gan vērts atminēties seno sakāmvārdu: “Septiņas reizes nomēri un vienreiz nogriez!” Tāpēc, pirms ķeries pie piedurkņu uzlocīšanas, vispirms ir vērts saprast sava biznesa vajadzības. 

Lūk, pāris noderīgi padomi no mūsu pieredzes, ko vērts ņemt vērā lietotņu izveidei. 

1. Pirmais solis – noprecizē lietotnes mērķi 

Kāds ir galvenais mērķis jaunas lietotnes izstrādei? Atrisināt kādu aktuālu problēmu, ietaupīt laiku, sniegt informāciju, auditēt datus... Te būtu ieteicams izvērtēt, kuri ir tie procesi, kas vēl nav ietverti jau esošajās uzņēmuma lietotnēs un kas prasa apjomīgu manuālo darbu. Spilgts piemērs ir dažāda veida pieteikumi, ko ikdienā mēdzam aizpildīt gana bieži. Tu uzraksti iesniegumu, tad kāds cits to izdrukā, uzliek savu parakstu un nogādā tālāk vēl trešajam un ceturtajam kolēģim. Turklāt kādam no kolēģiem pavisam nepaveicas, jo tieši viņš ir tas, kam visi dati rūpīgi jāsavada sistēmā. Un ja vēl šim visam nobeigumā vajadzīgs galējais procedūras apstiprinājums? Īsāk sakot, šāda shēma paredz daudz laika, pūļu un krietni par daudz cilvēkresursu. 

Droši vien Tu jau nojaut, ka Power Apps rīks ir tas “brīnumlīdzeklis”, kas spēj veiksmīgi šo atrisināt, ar visiem ērti pieejamām un standartizētām elektroniskajām veidlapām. Kad veidlapa ir aizpildīta, dati tiek automātiski saglabāti specifiski noteiktā vietā, lai vēlāk varētu piekļūt veidlapu reģistriem un kopsavilkumiem SharePoint vai citā programmā. Paralēli veidlapā savadīto informāciju iespējams automātiski pārsūtīt attiecīgajiem kolēģiem uz apstiprināšanu. Un visbeidzot, automatizētais process datus pārveido izmantotajai programmatūrai vajadzīgajā formātā. Netiek lieki tērēti papīru kalni un vērtīgais darbinieku laiks. 

2. Tālāko tehnisko procesu plānošanu balsti uz specifiskām biznesa vajadzībām  

Kāds ir nākamais solis, tiklīdz ir nodefinētas skaidras un precīzas vajadzības? Aktuāls kļūst jautājums par datu izveides procesu. Vai tos ievada lietotājs? Varbūt veidlapā jau var iekļaut automātiskas sagataves, padarot šo procesu lietotājam ērtāku? Kur šīs sagataves tiek glabātas? Visi šie jautājumi rosina pārdomāt, kādi tad būs aizpildāmie dati? No kurienes, kādā veidā un uz kurieni tie ceļos? 

Tikpat svarīgi noteikt, kur visi dati tiks uzglabāti, un vai tos vēlāk varēs izmantot arī citās lietotnēs? Iesākumam Power Apps rīkā vislabākais variants ir SharePoint platformā pieejamie reģistru saraksti. Tie ir pārskatāmi un viegli izmantojami kā pamats pārskata tabulu izveidei. Turklāt, datus var izmantot arī citās lietotnēs, kas izveidotas uz Power Apps bāzes. 

Lietotnes izveides un izmantošanas procedūrai jābūt detalizētai, precīzi aprakstot katru veicamo soli un scenāriju. Kas notiek, tiklīdz lietotājs aizpilda veidlapu? Vai kāds to pēc tam apstiprina? Kurš? Kam informācija tiek pārsūtīta pēc apstiprināšanas? Vai tai vajadzētu nokļūt kādā cilvēkresursu vadības programmā? Visus šos procesus būtu svarīgi izvērtēt un vizualizēt – piemēram, pārskatāmi ilustrējot tos uz tāfeles. 

Katram procedūras posmam jāizskata arī katrs tajā iekļautais darbības solis, izvērtējot visus paredzamos scenārijus – par pieteikuma apstiprināšanu, pārsūtīšanu, noraidīšanu, atkārtotu iesniegšanu ar veiktiem labojumiem utt. 

Vienlīdz būtiski ir izvērtēt arī potenciālos ierobežojumus un iespējas. Noteikti ir vērts izskatīt arī iespējamās lietotnes priekšrocības, kas nebūtu pieejamas drukātu papīra veidlapu gadījumā. Nebūs lietderīgi vienkārši pārnest iepriekš izmantoto manuāli veicamo procesu uz elektronisko formātu. Rūpīgi jāpārdomā, kādus veikt uzlabojumus, lai process rezultātā kļūtu ērtāks un operatīvāks. 

Skaidrs, ka daļai darbinieku izmaiņas var šķist biedējošas, un viņi labprāt turpinātu gadiem ilgi ierasto un labi zināmo kārtību. Tomēr ir vērtīgi iet līdzi laikam un izmantot modernus risinājumus, lai padarītu savu ikdienu vieglāku. Ieradums diez vai ir pietiekami derīgs iemesls pieturēties pie novecojušām praksēm, vai ne? Tāpēc, katru reizi, radot kaut ko jaunu, ir ieteicams domāt plašāk. Varbūt neizdosies uzreiz izveidot izsmalcinātu un visaptverošu risinājumu, bet noteikti ir iespējams sākt ar nelielām izmaiņām. 

3. Un visbeidzot – iesaisti plānošanā kolēģus! 

Jebkura risinājuma izveidē ir loģiski un lietderīgi iesaistīt cilvēkus, kuri to izmantos visbiežāk. Turklāt, visprātīgāk ir iedot lietotni mērķauditorijai uz testēšanu, pirms tā tiek palaista. Kaut neliela potenciālo lietotāju izlases grupa var sniegt ļoti vērtīgas atsauksmes. Tomēr nenovērtē par zemu arī tos ieteikumus, kas tiek saņemti pēc lietotnes ieviešanas. Ņemot vērā modernās iespējas, var diezgan droši apgalvot, ka, tāpat kā Rīga, arī neviena lietotne nekad nebūs gatava. Jaunu funkciju iespējošana un lietotāja pieredzes uzlabošana ir nepārtraukts process. 

Noteikti ir svarīgi ņemt vērā, ka uzņēmumos nereti strādā cilvēki ar ļoti atšķirīgām datorprasmēm, tādēļ radītajam risinājumam ir jābūt viegli uztveramam un ērti lietojamam. Turklāt, ārkārtīgi nozīmīgs aspekts lietotnes ieviešanas procesā ir informācija par to, kur lietotāji nepieciešamības gadījumā var saņemt palīdzību. Šādai ikonai vai pogai jābūt pārdomāti izvietotai, viegli ieraugāmai un ērti uzklikšķināmai.  

Viena no lielām Power Apps priekšrocībām ir tā, ka risinājums ir pieejams visiem licencētajiem lietotājiem, un tā apguvi iespējams uzsākt nekavējoties, piemēram, aplūkojot Microsoft pieejamās lietotņu sagataves. Tai pašā laikā, licences nepieciešamība nozīmē, ka visiem lietotājiem, kas izmantos lietotni, ir jābūt iegādātām Microsoft licencēm. Tomēr pavisam bešā nepaliks arī tie lietotāji, kuru īpašumā licenču nav – tiem tiek piedāvāta iespēja izmantot Power Apps izmēģinājuma versiju. 

Nu ko, tas arī viss. Laiks ķerties klāt un izmēģināt lielisko risinājumu pašiem!