Pirmajā brīdī Microsoft Teams dublēšana var šķist pavisam vienkārša. Teams ir daļa no Office 365, tātad ja vēlos dublēt Teams, man ir jānodublē Office 365? Un ar to arī pietiek, vai ne? Bet kurš tieši saturs tiks dublēts? Exchange? SharePoint? Kāds cits? Tāpat kā uz daudziem citiem jautājumiem IT pasaulē, arī uz šo atbilde nav tik vienkārša. Tāpēc veltīsim mazliet laika, lai aplūkotu šo tēmu tuvāk.
Microsoft Teams satura dublēšana (Backup)
Klātienes tikšanās mūsdienās norit arvien retāk. Arī ikdienas saziņai arvien biežāk cilvēki izmanto videozvanus un čata iespējas. Lietotne Microsoft Teams un tamlīdzīgi risinājumi kļuva populāri jau pirms pandēmijas. Bet, kā zināms, pandēmijas ietekmē 2020. gadā attālinātā darba formāts piedzīvoja dramatisku pieaugumu, līdz ar to zibenīgi palielinājās arī Microsoft Teams lietotāju skaits. Tātad skaidrs, ka mūsdienu realitāte automātiski paredz nepieciešamību Microsoft Teams rezerves kopiju izveidei – gluži tāpat kā jebkurai citai biznesa procesiem kritiskai lietojumprogrammai.
Kā dublēt Microsoft Teams saturu?
Kā zināms, Microsoft Teams ir daļa no Office 365 jeb Microsoft 365 (lai arī kā Microsoft to pašlaik dēvētu) – tātad, lai nodublētu Teams saturu, nepieciešams dublēt arī Office 365.
Viena lieta, kas padara Microsoft Teams rezerves kopiju izveidi interesantu, ir tas, ka tā nav neatkarīga lietojumprogramma. Lai būtu vieglāk uztvert tās darbības būtību, salīdzinājumam apskatīsim piemēru par Exchange Server: neatkarīgi no tā, vai tas tiek darbināts fiziskā telpā vai mākonī – lietotāju pastkastes tiek uzglabātas Exchange Information Store datubāzē. Un šīs datu bāzes ir konkrēta Exchange Server lietotnes sastāvdaļa. Savukārt Microsoft Teams darbojas atšķirīgi. Teams dati tiek glabāti nevis lietojumprogrammā, bet gan izkaisīti pa visu Office 365 mākoni. Dažāda veida Teams saturs un dati tiek uzglabāti dažādās vietās. Lūk, īss pārskats par to, kur nonāk Teams dati:
- Čatu saturs – šie dati vispirms tiek saglabāti čata rīka tabulā, bet vēlāk tie nonāk Cosmos DB datubāzē. Drošības nolūkos tie tiek pārvietoti arī uz Microsoft Exchange.
- Fotoattēli – fotoattēli tiek glabāti Azure Media Services (Blob krātuvē). Tāpat kā čatu saturs, arī fotoattēli tiek importēti programmā Exchange.
- Faili – Microsoft Teams saglabā failus dažādās vietās – atkarībā no to veida. Grupu faili tiek glabāti platformā SharePoint, savukārt čatā kopīgotos failus var atrast OneDrive for Business.
- Balss pasts – balss pasts tiek saglabāts katra atsevišķā lietotāja Exchange pastkastē.
- Ieraksti – tāpat kā fotoattēli, arī ieraksti nokļūst Azure Media Services (Blob krātuvē). Bet, ja fotoattēli tiek papildus importēti arī programmā Exchange, ieraksti tiek pievienoti Microsoft Stream.
- Kalendārs – sapulces un kalendāra ieraksti tiek saglabāti Exchange pastkastē.
- Kontakti – kontakti tiek saglabāti programmā Exchange.
- Telemetrijas dati – telemetrijas dati tiek saglabāti Microsoft Data Warehouse.
Dalīta atbildība
Viens no vienkāršiem, bet būtiskiem iemesliem, kāpēc vajadzētu dublēt Office 365 vidi, ir fakts, ka Microsoft sagaida, ka jūs šo pienākumu pildīsiet. Office 365 ir izveidots, pamatojoties uz dalītās atbildības modeļa principu. Ideja ir tāda, ka veiksmīgai pakalpojuma darbībai nozīmīga loma ir gan uzņēmumam Microsoft, gan Office 365 klientam.
Microsoft galvenais uzdevums ir Office 365 pakalpojumu infrastruktūras uzturēšana un aizsardzība. Piegādātājs nodrošina vienmērīgu darbību iekārtām un Office 365 pakalpojumiem, kā arī rūpējas par aktuālo pakalpojumu pārvaldību, piemēram, atjauninājumiem un drošības “ielāpiem”. Savukārt Office 365 klientiem ir jāuzņemas atbildība par savu datu dublēšanu, tostarp Teams saturam. Ja kāds uzņēmuma darbinieks netīšām izdzēš failu no Teams, diemžēl nav iespējas piezvanīt uz Microsoft biroju un pieprasīt faila atjaunošanu. Tas ir klienta pienākums – savlaicīgi veidot rezerves kopijas, lai vajadzības gadījumā datus atgūtu.
Teams datu atjaunošana
Lai vajadzības gadījumā varētu atjaunot Microsoft Teams datus, vispirms jāņem vērā trīs lietas – pirmkārt, Recovery Point Objective (RPO) jeb brīdis, no kura datus iespējams atgūt, otrkārt, Recovery Time Objective (RTO) jeb ilgums no incidenta brīža līdz datu atjaunošanai, un, treškārt, satura dublēšanas risinājuma jauda.
Satura dublēšanas risinājuma jauda
Satura dublēšanas risinājuma jauda šajā gadījumā ir ļoti svarīga. Kā jau iepriekš minēts, Microsoft Teams dati tiek izvietoti dažādās vietās, tostarp Exchange, SharePoint un OneDrive for Business. Ņemot vērā to, kā Office 365 tiek uzglabāti Teams dati, dublēšanas risinājumam jāspēj dublēt visus ar Teams lietotni saistītos datus pat attālināti.
Labā ziņa ir tā, ka Microsoft nesen izveidoja jaunu lietotņu interfeisu API for Teams. Tas dod iespēju satura dublēšanas risinājumu nodrošinātājiem veidot rezerves kopijas un atjaunot Teams datus pa tiešo no datu avotiem.
Lai precīzāk izprastu API nozīmi, salīdzināsim datu dublēšanu un atjaunošanu divās platformās – Microsoft Exchange un Microsoft Planner. Abi ir Office 365 mākoņpakalpojumi, taču lielākā daļa satura dublēšanas risinājumu nodrošinātāju datu dublēšanu un atjaunošanu atbalsta tikai Exchange vidē. Šobrīd tirgū netiek piedāvāts pilnvērtīgs un visaptverošs Microsoft Planner satura dublēšanas pakalpojums.
Microsoft jaunizveidotais satura dublēšanas API interfeiss ļauj nodrošināt visaptverošu, pilnībā funkcionējošu Teams satura dublēšanas pakalpojumu. Vienīgā aizķeršanās – ņemot vērā to, ka API ir tikai nesen ieviests, ne visiem pakalpojumu sniedzējiem izdevies to integrēt savā Office 365 satura dublēšanas pakalpojumā.
Risinājums eDiscovery
Kurš gan vēlas uzsākt strīdu tiesā? Tomēr, ja nu gadās nokļūt situācijā, kad kādam ir jāizmanto juridiski līdzekļi pret Tavu uzņēmumu, ir ļoti svarīgi izmantot uzticamu eDiscovery risinājumu.
eDiscovery palīdz identificēt un no visiem sistēmā pieejamajiem datiem un dokumentiem atrast tieši tos, kas potenciāli saistīti ar konkrēto gadījumu. Tas arī palīdz ievērot GDPR prasības.
Microsoft Office 365 pakalpojumā ir ietverts eDiscovery pakalpojums, ar kura palīdzību pilnvarota persona var meklēt nepieciešamo informāciju. Attiecībā uz lietotni Microsoft Teams, eDiscovery rīks ļauj atrast datus no čatu satura, dokumentiem, sapulču un videozvanu informācijas.
Risinājuma eDiscovery iespējas ir ļoti noderīgas, taču arī tās nav ideālas. Office 365 ir pieejama funkcionalitāte ar nosaukumu Legal Hold (juridiskā aizturēšana), kas ļauj eDiscovery identificētajiem dokumentiem piešķirt statusu “aizturēts”, tādējādi novēršot izdzēšanu. Taču problēma ir tā, ka, izdzēšot lietotāja kontu, tiek dzēsta arī viņa Exchange pastkaste, pat ja tai ir noteikta juridiskā aizturēšana. Liela daļa datu no Teams satura tiek uzglabāta Exchange pastkastēs, un, ja Exchange pastkaste tiek dzēsta, tas automātiski dzēš arī visus Teams datus.
Satura dublēšanas risinājumi nav izstrādāti ar mērķi pildīt eDiscovery uzdevumus. Bet pat tādā gadījumā satura dublēšanas programmai var būt svarīga loma datu meklēšanā, un visdrīzāk ar veiksmīgākiem rezultātiem nekā Office 365 iebūvētajiem rīkiem.
Kāds tam ir pamatojums? Mirkli aplūkosim eDiscovery standarta darbības procesu. Ja uzņēmumam ir jāiesniedz noteikti dokumenti, vispirms tie ir jāatrod, izmantojot eDiscovery interfeisu. Kad meklēšana pabeigta, visiem dokumentiem tiks noteikts juridiskās aizturēšanas statuss, lai tos nebūtu iespējams mainīt vai dzēst. Un pēdējais procesa solis parasti ir dokumentu kopiju eksportēšana, lai tās varētu tālāk kopīgot ar attiecīgajām personām.
Datu meklēšana
Aplūkosim, kā labs satura dublēšanas risinājums varētu būt noderīgs šādam uzdevumam.
Pat tad, ja satura dublēšanas risinājums nav paredzēts eDiscovery uzdevumu veikšanai, kvalitatīvai rezerves kopiju izveides programmai ir meklēšanas iespēja, kas ļauj administratoram nodublētajos datos atrast meklēto. Tādējādi var tikt izmantots eDiscovery dublētais saturs. Office 365 un Teams satura dublēšanas risinājumam ir jāspēj atrast arī tos datus, kurus Office 365 pakalpojums nespēj atrast.
Likumsakarīgi, ka administrators nav vienīgais, kuram kaut kas varētu būt jāatrod. Dublētā satura meklēšana var būt noderīga arī galalietotājam. Bieži vien ir situācijas, kad kāds ir nosūtījis dokumentu vai failu, bet vajadzīgajā brīdī nekādi nav iespējams to atrast. Vai tas tika sūtīts e-pastā? Varbūt kopīgots SharePoint platformā? Ja galalietotājam tiek piešķirta piekļuve satura meklēšanai rezerves kopijās, var ātri atrast pazaudēto failu.
Juridiskā aizturēšana (Legal Hold)
Kā minēts iepriekš, pēc dokumenta identificēšanas tam tiek piešķirts juridiskās aizturēšanas statuss. Satura dublēšanas risinājumiem parasti nav šādas funkcijas, taču ir iespēja rezerves kopijām piešķirt datu uzglabāšanas politiku. Ja tās ir nepieciešams uzglabāt neierobežotu laiku, attiecīgi var piešķirt beztermiņa uzglabāšanas politiku. Atkarībā no rezerves kopiju izveides loģikas un arhitektūras ir papildu iespēja saglabāt nepieciešamos datus arī fiziskā datu nesējā.
Šeit jāatceras, ka juridiskās aizturēšanas statuss ne tikai aizsargā datus no dzēšanas, bet arī aizsargā datu integritāti, t.i., neļauj datus mainīt. Arī datu kopēšana datu nesējā nodrošina šīs prasības izpildi.
Datu nemainīgums
Daudzi moderni satura dublēšanas risinājumi rezerves kopiju izveidē atbalsta arī datu nemainīgumu – garantiju, ka dati, kuriem obligāti jātiek saglabātiem, netiek ne mainīti, ne pārrakstīti, ne izdzēsti. Datu nemainīgums ir arī ļoti svarīgs aizsardzībai pret izspiedējvīrusiem, jo pastāv tādas ļaunprātīgās programmatūras, kas tiek mērķētas tieši uz uzņēmumu rezerves kopijām. Ja izspiedējvīrusam izdodas rezerves kopijas nokodēt, uzņēmumam nav citas izvēles kā maksāt kibernoziedznieku pieprasīto izpirkuma maksu, lai atgūtu savus datus. Tādējādi daudzi satura dublēšanas risinājumu nodrošinātāji datu nemainīgumu piedāvā kā pakalpojumu, lai novērstu riskus kiberuzbrukumu izraisītām manipulācijām ar datiem. Turklāt, tas palīdz aizsargāt datus arī situācijā, kad nepieciešams piemērot juridiskās aizturēšanas statusu.
Datu kopīgošana
Satura dublēšanas risinājums ir labs veids dublēto datu meklēšanai un kopīgošanai. Ir iespēja izvēlēties, kurš dokuments ir jāatjauno un kur atjauninātā versija ir jāsaglabā. Atjaunošanas process ir savā ziņā līdzīgs tam, kā eDiscovery rīki tiek izmantoti datu eksportēšanai. Atšķirība starp satura dublēšanas risinājumu un eDiscovery risinājumu ir tāda, ka kvalitatīvs satura dublēšanas risinājums ļauj eksportēt datus dažādos nepieciešamajos formātos, piemēram, .ZIP, .PST utt.
Kāpēc esošie risinājumi ir nepietiekami?
Tirgus ir piesātināts ar daudz un dažādiem satura dublēšanas pakalpojumiem un risinājumiem. Zinām, ka plašajā piedāvājumu klāstā ir pavisam viegli apmaldīties un sarežģīti no tiem izvēlēties sev vislabāko. Tāpēc labprāt dalīsimies ar ieteikumiem attiecībā uz pāris lietām, ko būtiski ņemt vērā, veicot izvēli.
Pirmkārt, ir svarīgi pārliecināties, vai satura dublēšanas programmatūra ir paredzēta Office 365 dublēšanai. Tehniski ir iespējams nodublēt daļu no Office 365 satura, izmantojot dublēšanas programmatūru, kas nav paredzēta Office 365, taču tas nav labākais variants. Otrkārt, nepieciešams noskaidrot, vai Office 365 satura dublēšanas risinājums papildus atbalsta arī Teams satura rezerves kopiju izveidi. Ņem vērā, ka daži risinājumi, kas paredzēti Office 365 dublēšanai, nav pilnībā piemēroti Teams datu dublēšanai.
Satura dublēšanas risinājumam ir jābūt viegli lietojamam. Esam pamanījuši dažus piedāvājumus, kuri sola nodublēt Office 365 saturu, bet ir visai sarežģīti, it īpaši datu atjaunošanas procesa laikā. Bet tam, tieši pretēji, vajadzētu būt maksimāli vienkāršam un ātram, lai pēc iespējas pilnīgāk un operatīvāk varētu atgūt datus. Viegli saprotams un pārskatāms lietotāja interfeiss arī samazina iespēju, ka kaut kas tiks iestatīts nepareizi, līdz ar to datu zuduma riski ir mazāki.
Visbeidzot, ir vērts pārliecināties, ka risinājums nav atkarīgs no datu glabāšanas vietas, respektīvi, pastāv iespēja brīvi izvēlēties dublējamo datu atrašanās vietu (lokālā servera disku, mākoņkrātuvi vai fiziska datu nesēja formātu). Turklāt, risinājumam jābūt tādam, kas atbalsta hibrīdo vidi. Citiem vārdiem sakot, noteicošam faktoram nevajadzētu būt ne tam, vai dublējamie dati atrodas lokālā serverī vai Office 365 mākonī, nedz arī tam, kurā datu nesējā vai krātuvē dati ir jādublē. Vajadzētu būt iespējai vienu un to pašu lietotāja interfeisu izmantot datu dublēšanai abās vidēs, kā arī, ja nepieciešams, datu atjaunošanai un pārnešanai no vienas vides citā.
Ko ir svarīgi ņemt vērā?
Microsoft Teams ir nedaudz atšķirīga lietojumprogramma, tā iemesla dēļ, ka tās dati tiek glabāti dažādās vietās. Varētu šķist, ka Teams dati atrodas kādā SQL datu bāzē, bet patiesībā tie tiek izvietoti dažādos Office 365 pakalpojumos. Tādējādi, lai veiktu Teams satura dublēšanu, nāksies dublēt visus konkrētos elementus, kuros dati atrodas (piemēram, Exchange, SharePoint vai OneDrive), un dublēšanas programmatūras jaudai šos visus metadatus ir jāspēj apvienot.
Office 365 dublēšana ir ārkārtīgi svarīga. Diemžēl Microsoft to Tavā vietā neveic, attiecīgi ar citiem Office 365 pakalpojumiem saistīto Teams datu dublēšana ir Tava uzņēmuma atbildība. Un šim nolūkam nepieciešams uzticams Office 365 dublēšanas risinājums, kas ietver arī Teams satura dublēšanas atbalstu.
Citi bloga raksti: 6 iemesli, kāpēc ir ļoti svarīgi dublēt Teams saturu