Jebkuram uzņēmumam, kas izvirza mērķus, ir ne tikai jāfokusējas uz sasniedzamo galamērķi, bet arī regulāri jānovērtē esošais uzņēmējdarbības sniegums, lai pārliecinātos, ka tas ir uz pareizā ceļa. Finanšu budžets parāda, vai uzņēmums sasniedz savus finansiālos mērķus. Katrs budžets ir paredzamo darbības rezultātu atspoguļojums, kas balstīts uz prognozēm par ieņēmumiem no pārdošanas, pārdoto preču izmaksām un dažādām operatīvo izmaksu pozīcijām (piemēram, darbinieku algas, izdevumi par biroju, mārketingu, izpēti, attīstību utt.).
Īsāk sakot, budžets nodrošina:
- Finanšu plānu uzņēmējdarbības stratēģijas īstenošanai,
- Vadlīnijas tiešajiem vadītājiem par nepieciešamo aktivitāšu plānošanu,
- Iespēju veikt peļņas aprēķinus no kapitāla ieguldījumiem,
- Brīdinājumus par novirzēm no plāna.
Budžeta izveide
Budžeta izveide parasti sākas ar tiešo vadītāju prognozēm. Sauksim to par “viss kā parasti” jeb “business as usual” budžetu.
Aptuveni trešajā ceturksnī augstākā līmeņa vadība un īpašnieki pavada zināmu laiku, apspriežot ilgtermiņa mērķus. Viņi novērtē tirgus iespējas dažādos segmentos un prognozē izaugsmes iespējas. Tas sniedz ieskatu, kas palīdz pielāgot pārdošanas prognozes un aprēķināt nepieciešamos ieguldījumus.
Lai uzņēmums sasniegtu šos jaunos mērķus, ir jāatjaunina arī darbības novērtēšanas kritēriji. Tie ir operatīvie rādītāji, kas pēc iespējas savlaicīgāk parāda, kā uzņēmumam veicas virzībā uz mērķu sasniegšanu. Galvenie darbības rādītāji (KPI) parasti ir apmēram šādi:
- Cik pārdošanas zvanu pārdevējam ir jāveic, lai sekmīgi izpildītu plānu?
- Cik darījumi ir nepieciešami, lai tiktu sasniegti plānotie pārdošanas apjomi?
- Kādam jābūt klientu apmierinātības līmenim?
- Cik īsā termiņā nepieciešams sniegt atbalstu klientam problēmjautājuma atrisināšanā? utt.
Tiklīdz ir izveidots finanšu budžets, ar ieguldījumu aprēķiniem un attiecīgi pielāgotām rezultātu prognozēm, var sastādīt darbības budžetu, vienotā pārvaldības panelī uzrādot gan izmaksas, gan darbības rādītājus, lai jebkurā brīdī spētu novērtēt sniegumu un rezultātus.
Nākamajā solī uzņēmums var veiksmīgi pievērsties budžeta pārskatīšanai. Ir uzņēmumi, kuros pastāv ļoti stingra politika katru ceturksni budžetu un prognozes atjaunināt. Parasti pirmie labojumi tiek veikti jūnijā, tuvojoties trešajam kvartālam.
Kāpēc šo pārskatu parasti veic vasaras sākumā? Gluži vienkārši – ja tas tiktu darīts jau martā, lēmumi tiktu balstīti tikai uz pirmā kvartāla rezultātiem. Tomēr šis periods ir pārāk īss, lai pienācīgi novērtētu reālo situāciju.
Daļa uzņēmumu budžeta pārskatīšanu veic jūnijā/jūlijā un pēc tam vēlreiz oktobrī. Oktobra mēnesis ir piemērots brīdis, lai novērtētu vasaras atvaļinājumu sezonu un kvalitatīvi noteiktu ceturtā kvartāla plānus.
Attīstītos uzņēmumos šāds budžeta veidošanas process ir standarts. Lai nodrošinātu kvalitatīvu atbalstu saviem klientiem, Primend ir atradis lieliski piemērotus rīkus šādu budžetu veidošanai, izmantojot jau ierastās Office 365 un Power BI vides.
Ar SharePoint, Excel un Power BI – vienkārši un ērti
Ir uzņēmumi, kas izmanto kādu no specializētajiem budžeta veidošanas rīkiem. Šāds rīks parasti paredz nepieciešamību ne tikai ieguldīt zināmus finansiālos resursus tā iegādei un uzturēšanai, bet arī vajadzību darbiniekiem apgūt jaunā rīka interfeisu, lai spētu to ikdienā pienācīgi lietot. Bet – iespējams, daudziem par lielu pārsteigumu – Microsoft programmas SharePoint, Excel un Power Platform jau piedāvā visu nepieciešamo funkcionalitāti visiem ierastā interfeisā, kas ir viegli lietojams un droši pārvaldāms. Tās nodrošina:
- Vidi, kur kopīgi veidot un rediģēt budžeta tabulas,
- Iespēju visus budžeta plānu aprēķinus iekļaut programmā Excel,
- Iespēju katras nodaļas budžetu uzglabāt atsevišķā failā,
- Ērtu mapju struktūru budžetam un prognozēm (SharePoint),
- Integrētus Microsoft 365 drošības rīkus, piemēram, versiju pārvaldību, piekļuves kontroli, brīdinājumus par izmaiņām utt. (SharePoint),
- Aktuālu, operatīvi atjaunotu informāciju par budžetu un salīdzināmajiem datiem, gan par tekošo gadu, gan par iepriekšējiem periodiem (Power BI),
- Vizuāli pievilcīgus un viegli uztveramus KPI rādītāju attēlus un diagrammas efektīvākai komunikācijai (Power BI),
- Drošu piekļuvi, nodrošinot lietotājiem dažādus pieejas līmeņus, atkarībā no amata,
- Veidlapas darbplūsmu apstiprināšanai un datu ievadei (Power Platform rīki).
Ieviešana ir ātra un vienkārša
Ieviešana parasti ir ātra un vienkārša, jo darbiniekiem nav nepieciešams apgūt jaunus rīkus, līdz ar to viņi var produktīvi darboties jau no pirmās dienas. Lielākos laika resursus projekta norisē parasti patērē budžeta izveides procesa standartizācija un atbilstošu vizuālo materiālu izvēle, lai tie pilnvērtīgi un saprotami nodotu informāciju.
