Kas ir MS Power Automate jeb kā ar Microsoft 365 palīdzību samazināt roku darbu?
Microsoft 365 ietver daudz dažādas aplikācijas un risinājumus. Bieži vien lietotāji aprobežojas tik vien kā ar Word un Excel lietošanu un nepārzina iespējas, kuras paver MS licences. Kā vienu no šādām iespējām “Microsoft” piedāvā tiešsaistes darbplūsmu automatizēšanu, kas palīdz apvienot dažādas aplikācijas un pakalpojumus. Agrāk “Microsoft” automatizēšanas risinājums saucās Microsoft Flow, tagad tas ir pārdēvēts par MS Power Automate. Tā pat kā PowerApps un Power BI risinājums Power Automate pieder Microsoft Power produktu saimei. Uzņēmumiem, kuri jau izmanto “Microsoft” produktus, tas droši vien ir visātrākais un ērtākais veids biznesa procesu un atkārtotu darbību automatizēšanai.
Automatizēšanas priekšrocības
Power Automate paātrina informācijas apmaiņu uzņēmuma iekšienē un starp dažādu uzņēmumu komandām, kā rezultātā darbs tiek paveikts ātrāk. Automatizēšana palīdz arī izvairīties no kļūdām. Ja dati no avota sistēmām automātiski nonāk dokumentos, neievadot tos manuāli, kļūdu risks samazinās. Ātra datu, piedāvājumu un dokumentu nosūtīšana var būt svarīgs arguments arī klientu apmierinātības nodrošināšanā.
Lai ieviestu automatizēšanu, var sākt ar pavisam vienkāršiem uzdevumiem. Zināmos gadījumos pat PDF dokumentu automātiska izveide var ietaupīt laiku. Sarežģītu darbplūsmu automatizēšana sniedz vēl vairāk priekšrocību. Kad, piemēram, ir darīšana ar sarežģītākiem procesiem, kuros ir iesaistīti vairāki lietotāji un dažādi datu avoti, automātiska dokumentu izveide ievērojami ietaupa laiku. Automatizācijas priekšnoteikums ir standartizācija, jo visus svarīgākos soļus ir iespējams ievērot tikai tad, ja procesi notiek pēc viena un tā paša modeļa.
Veidnes
“Microsoft” piedāvā daudz gatavu veidņu, kas atvieglo lietojumprogrammas izmantošanu un sniedz idejas Power Automate lietošanai. Veidnes jeb templates var ērti pielāgot atbilstoši uzņēmuma procesiem. Vispirms ir jāiestata piemērota dokumenta veidne, lai visi izveidotie dokumenti būtu ar vienotu izskatu. Veidņu izmaiņas ir jāveic tikai vienu reizi, jo teksta moduļi, klienti un produktu dati tiek ievadīti automātiski.
Ar Power Automate ir, piemēram, iespējams:
- Saņemt atgādinājuma vēstules
- Nozīmēt atkārtotus uzdevumus
- Nosūtīt automātiskās e-pasta vēstules, kad darbība ir pabeigta
- Izveidot automātiskos līgumu reģistrus
- Pārnest dokumentus uz arhīva katalogiem
- Automatizēt apstiprināšanas procesus
Failu automātiskās sinhronizēšanas piemērs
Ir iespējams sinhronizēt failus, kas atrodas dažādu lietotāju OneDrive krātuvēs. Tādā veidā izpaliek manuāla failu nosūtīšana. Ja izmantojat vairākus OneDrive kontus un vēlaties operatīvi saņemt tajos izmainīto saturu, tad to ir iespējams ērti izdarīt ar MS veidnes palīdzību, kas ieskatās vienā mapē un pārkopē failus uz citu mapi. Tāpat šo veidni ir iespējams izmantot starp dažādām tā paša konta mapēm.
Ierīču pārvaldīšanas piemērs
Uzņēmumā ar 500 darbiniekiem tiek izmantots ap 1000 viedierīču. No tām gadā tiek apmainītas vidēji 200-250 ierīces. Tādējādi regulāri notiek 3-6 datoru vai mobilo tālruņu apmaiņa. Šādu situāciju ir viegli atrisināt, izveidojot Sharepoint vidē veidlapu, kuru darbinieks aizpilda atbilstoši tam, kādu jaunu ierīci tas vēlas. Šī veidlapa automātiski tiek nosūtīta viņa priekšniekam apstiprināšanai, tālāk tā virzās uz IT nodaļu, kura nosūta pieprasījumu, vaicā piedāvājumus un veic tabulā atzīmi, kad ierīce ir pasūtīta.
Līgumu pārvaldīšanas piemērs
Uzņēmums līgumu pārvaldīšanai Sharepoint vidē ir izveidojis Online tabulu, kurā tiek uzglabāti līgumi un ar līgumiem saistītā informācija, tai skaitā līgumu izbeigšanās termiņi. MS Power Automate risinājumā ir iespējams izveidot nosacījumu, ka pirms līguma izbeigšanās termiņa tiek nosūtīts e-pasts vēlamajiem adresātiem, piemēram, klientam vai darbiniekam, kurš nodarbojas ar konkrēto līgumu.
Cik maksā Power Automate risinājuma izmantošana?
Power Automate ir daļa no MS 365. Ja tavam uzņēmumam ir derīga licence, tad tev ir jābūt iespējai šīs iespējas izmantot. Ja šādas iespējas nav, tad var gadīties, ka ir nepieciešams saņemt atļauju no administratora (admin request).