TABLOO intraneta moduļiem - digitālā izdevumu atskaite
Iespēja sastādīt digitālās izdevumu atskaites ir viens no populārākajiem TABLOO intraneta moduļiem, pateicoties ērtajai lietošanai un iespējai to elastīgi pielāgot uzņēmuma biznesa procesiem.
TABLOO intranets ir veidots uz SharePoint bāzes, un veido daļu no Microsoft Office 365 paketes. Tādējādi intraneta moduļus ir iespējams izmantot gan datorā, gan arī viedierīcē.
Priekš kam ir nepieciešama izdevumu atskaite?
Reizēm darbiniekam ir lietderīgi veikt izdevumus uzņēmuma vietā un vēlāk par veiktajiem izdevumiem iesniegt atskaiti. Šādu izdevumu vidū var būt kāds darbam nepieciešams rīks, atlīdzība par briļļu iegādi vai sportošanu. Procedūras, kas līdz šim balstījušās uz papīra dokumentiem, tagad, kad darbu var veikt kā mājās, tā vasarnīcā vai lidmašīnā, vairs nav efektīvas. Šī iemesla dēļ der izmantot ērtāku risinājumu, kas ļauj izdevumu atskaiti iesniegt digitāli kā ar datora, tā telefona starpniecību.
Kāpēc elektroniskā izdevumu atskaite ir noderīga?
Izdevumu atskaites iesniegšanai elektroniskā veidā ir vairākas priekšrocības, sākot ar ērtu ievadīšanu un beidzot ar ātrāku izskatīšanu.
Iesniedzot izdevumu atskaiti uz papīra, darbiniekam ir jāaizpilda forma, tā ir jāizdrukā, jāparaksta un jāiesniedz. Tad uzņēmuma grāmatvedim atskaitē esošie dati ir manuāli jāievada grāmatvedības programmā. Ja vēl izdevumu atskaite ir jāapstiprina arī kādam vadītājam, tad papīra atskaišu izskatīšana prasa nelietderīgi daudz laika. Ņemot vērā visu iepriekš minēto, viss process ir lēns, kā arī prasa nesaprātīgi daudz darba.
Elektronisko izdevumu atskaiti darbinieks var uzreiz pēc datu ievadīšanas nosūtīt savam vadītājam apstiprināšanai. Pēc apstiprināšanas atskaite tūlīt tiek pārsūtīta grāmatvedībai. Visa procedūra ir ātra, neprasa neviena papīra fizisku pārvietošanu un tāpēc ir ērta visām iesaistītajām pusēm.
Kā darbinieks var aizpildīt izdevumu atskaiti?
TABLOO izdevumu atskaites ievadīšanai ir piemērotas visas mūsdienu interneta pārlūkprogrammas (Chrome, Edge, Firefox), un darbinieks var aizpildīt visus laukus un pievienot nepieciešamos dokumentus gan ar datora, gan arī viedierīces palīdzību. Datu ievadīšanai ar viedierīces palīdzību tiek izmantota Microsoft PowerApp aplikācija, kas darbojas gan iOS un Android, gan arī Windows ierīcēs.
Pēc vēlēšanās lietotnē Teams ir iespējams izveidot saīsni uz izdevumu atskaites ievadīšanas lietotni, lai nepieciešamības gadījumā darbinieks to varētu ātri atrast savā darbvirsmā.
Office 365 piedāvā augsta līmeņa valodu atbalstu, tāpēc darbiniekam ir iespēja aplūkot izdevumu atskaiti gan igauņu, latviešu un lietuviešu valodā, gan arī angļu valodā.
Kā izskatās izdevumu atskaites iesniegšanas darbplūsma?
Lai iesniegtu izdevumu atskaiti, darbinieks atver TABLOO izdevumu atskaites lietotni mobilajā ierīcē vai uzņēmuma intranetā, kur darbinieks var iesniegt nepieciešamo apliecinošo dokumentu kopijas un izdevumu aprakstu, kā arī nosūtīt izdevumu atskaiti savam vadītājam apliecināšanai.
Vadītājam par jaunu izdevumu atskaiti atnāk e-pasta vēstule ar ziņām par izdevumiem un apliecinošajiem dokumentiem. Vadītājs uzreiz e-pastā var pieņemt lēmumu, vai izdevumu atskaiti apstiprināt vai noraidīt. Papildus tam vadītājs var atvērt izdevumu atskaiti lietotnē.
Ja vadītājs izdevumu atskaiti apstiprina, tad tā uzreiz tiek pārsūtīta grāmatvedībai.
Droša, auditēta darbplūsma
TABLOO izdevumu atskaite ir izveidota uz Microsoft 365 pakalpojumu bāzes, izmantojot SharePoint, PowerApps, PowerAutomate un Power BI pakalpojumus. Visi ar izdevumu atskaites iesniegšanu saistītie cilvēki vispirms tiek identificēti, un katrs apstrādes posms tiek saglabāts audita žurnālā (Microsoft 365 atbilstības pārvaldības portālā ir jābūt aktivizētai žurnāla funkcijai).
Lietotāju atbalsts
Primend lietotāju atbalsta sertificētie speciālisti prot izdevumu pārskatu iesniegšanas iestatījumus pielāgot atbilstoši katras organizācijas vajadzībām:
• projektu uzskaite
• nodaļas un struktūrvienības
• teksta atpazīšana digitālajos dokumentos
Tāpat varam palīdzēt veikt sistēmas drošības iestatījumus, pilnveidot pārskatu iesniegšanas procesu un, protams, jautājumos, kas rodas ikdienas darba gaitā.