TABLOO atvaļinājumu plāns
Ik gadu janvāra mēnesī uzņēmumos tiek steidzīgi plānoti atvaļinājumi. Pat mazā uzņēmumā tas var sagādāt lielas galvassāpes, nemaz nerunājot par lieliem uzņēmumiem, kuros strādā daudz darbinieku un darbs tiek veikts pēc grafika.
Kur lai atrodu informāciju par to, kā aizpildāms atvaļinājuma iesniegums? Kam man tas ir jāsūta? Cik daudz atvaļinājuma dienu man vispār ir sakrājies? Šādi jautājumi noteikti šķiet pazīstami arī tev. Gads tikko sācies, bet ātri jāsaplāno atvaļinājumi - noteikti ir veids, kā no šādām galvassāpēm izvairīties! Šeit palīdzību sniegs Microsoft. Uzkrātā un izmantotā atvaļinājuma uzskaiti mūsdienās var droši uzticēt datorprogrammām, lai visa plānošanas sistēma būtu pēc iespējas uzticama, precīza un lietotājiem draudzīga. “Primend” ir izveidojis papildu aplikāciju TABLOO intranetā, kas ļauj ērti saplānot atvaļinājumus un nodrošina apstiprināšanas darbplūsmas, šim nolūkam izmantojot Microsoft 365 un PowerApps pakalpojumus. Kādēļ ir svarīgi plānot atvaļinājumus
Darba devējs var regulēt laiku, kad darbinieki izmanto atvaļinājumu, tikai tādā gadījumā, ja tiek sastādīts atvaļinājumu grafiks un ja ar to tiek iepazīstināti darbinieki. Grafika sastādīšana ļauj darba devējam labāk saplānot darbu, noskaidrot darbinieku vēlmes attiecībā uz atvaļinājumu, saplānot darbinieku aizvietošanu, kā arī izvairīties no situācijām, kad visi darbinieki dodas atvaļinājumā vienlaicīgi. Ja darba devējs nav gada sākumā sastādījis grafiku un ar to iepazīstinājis darbiniekus, tad katrs darbinieks var doties atvaļinājumā paša izvēlētā laikā, paziņojot par to 14 kalendārās dienas iepriekš, turklāt darba devējs šādā situācijā nevar neko iesākt, jo pats nav izmantojis izdevību regulēt darbinieku atvaļinājumus. Tādējādi visām iesaistītajām pusē ir daudz ērtāk, ja atvaļinājumu grafiks tiek sastādīts saskaņā ar likumu. Šādā gadījumā darba devējam ir iespēja sadalīt darba slodzi, bet darbinieks var jau laicīgi saplānot savus atvaļinājuma braucienus un citas nodarbes.
Atvaļinājumu grafikā darba devējam ir jānorāda ikgadējais apmaksātais atvaļinājums un iepriekšējā periodā neizmantotais atvaļinājums, taču tajā var norādīt arī citus atvaļinājumus, piemēram, tēva atvaļinājumu, bērnu kopšanas atvaļinājumu, mācību atvaļinājumu un citus atvaļinājumus, kuri ir noteikti uzņēmuma iekšējās kārtības noteikumos. Darba devējam ir jānodrošina tas, lai darbinieks varētu izmantot atvaļinājumu pirms tā noilguma termiņa, kas ir divi gadi.
Ikgadējais apmaksātais atvaļinājums pēc vienošanās parasti tiek sadalīts pa nedēļām. Šādā gadījumā saskaņā ar likumu viena no atvaļinājuma daļām kārtējā gadā nedrīkst būt īsāka par divām nepārtrauktām kalendāra nedēļām. Darba devējs var nepiekrist atvaļinājuma sadalīšanai daļās, kas īsākas par septiņām dienām, taču pēc vienošanās ikgadējo atvaļinājumu var sadalīt arī mazākās daļās.
Šīm personām ir jānodrošina atvaļinājums tām piemērotā laikā:
- sievietēm pirms un pēc grūtniecības un dzemdību atvaļinājuma;
- vīriešiem pēc bērna kopšanas atvaļinājuma vai sievietes grūtniecības un dzemdību atvaļinājuma laikā;
- vecākiem, kuri audzina līdz 7 gadus vecu bērnu;
- vecākiem, kuri audzina 7-10 gadus vecu bērnu, bērna skolas brīvlaikā;
- nepilngadīgajam, kurš mācās skolā, skolas brīvlaikā.
Ņemot vērā visus šos apstākļus, atvaļinājumu grafika plānošana var būt ļoti sarežģīta, taču, pateicoties Power Automate rīkiem, TABLOO intraneta papildu risinājuma lietotājiem šī uzdevuma izpilde būs pavisam vienkārša.
Daļa uzņēmumu vēlas, lai tiktu apstiprināts katrs atvaļinājumu grafika ieraksts. Šāda sistēma ir iespējama, taču prasa nelietderīgu ņemšanos ar papīriem, jo, ja ar atvaļinājumu saistītās vēlmes vadītājam tiek iesniegtas atsevišķi, tad viņam lēmuma pieņemšanai nav pieejama kopējā aina, kā rezultātā nereti rodas situācija, ka atvaļinājumi ir jāpārrunā un jāpārceļ. Atvaļinājumu grafiku ir lietderīgi apstiprināt tad, kad visu darbinieku vēlmes ir ievadītas un kad plānošanas darbplūsmā uzreiz ir redzams, kas un kad ir jāaizvieto.
Ja uzņēmumam nav atsevišķa risinājuma atvaļinājumu plānošanai, tad atvaļinājumu plānošanas process ir daudz sarežģītāks, jo tas prasa e-pastu apmaiņu starp personāla nodaļu, grāmatvedību, aizvietotājiem un darbiniekiem, iesniegumu manuālu aizpildīšanu un dažādu apstiprinājumu saņemšanu. Turklāt šajā gadījumā kādam šie dati ir arī jāsavāc un jāievada tabulā pareizajā vietā, lai vadītājam rastos pilnīgs priekšstats par atvaļinājumiem un lai viņam būtu iespējams veikt nepieciešamās izmaiņas. Jāņem vērā arī kļūdu rašanās iespēja katrā procesa posmā. TABLOO intraneta risinājums nodrošina to, ka ar katra darbinieka atvaļinājumiem saistītās ziņas ir uzskaitītas kopējā sistēmā, tās mainās reālajā laikā un ir vienmēr aktuālas. Šis risinājums ļauj katram darbiniekam redzēt uzkrāto atvaļinājuma dienu skaitu, iesniegt nepieciešamos iesniegumus, kas automātiski tiek nosūtīti apstiprināšanai aizvietotājam un tiešajam priekšniekam, kuram ir pārskats par kopējo ainu, lai pieņemtu nepieciešamos lēmumus. Tikpat vienkārši ir arī veikt izmaiņas jau apstiprinātajos atvaļinājumos.
Līdzās iepriekš minētajam sistēma ņem vērā arī visas svētku dienas, kas būtiski atvieglo atvaļinājumu apsaimniekošanu visām iesaistītajām pusēm. Savāktā informācija ir vienmēr aktuāla un visiem pieejama, risinājums novērš cilvēciskās kļūdīšanās risku, kā arī neļauj, piemēram, aizmirst vai nepareizi ievadīt datus. Vairs nav sevi jāapgrūtina ar vēstuļu rakstīšanu un apstiprinājumu saņemšanu. TABLOO atvaļinājumu risinājums padara visu procesu daudz vienkāršāku gan uzņēmumam, gan arī darbiniekam.
