Inovācijas platformās Microsoft Teams Rooms, Fluid un Microsoft Viva –ērtam un kvalitatīvam hibrīdajam darbam
Daudzviet pasaulē arvien vairāk darba vietu atgriežas pie strādāšanas klātienē. Daudzi nevar vien sagaidīt, kad varēs atsākt tikšanās aci pret aci. Tomēr par šo prieku vēl būtiskāka ir mūsu vēlme atrast jaunus veidus, kā palīdzēt cilvēkiem uzturēt saikni un nodrošināt kvalitatīvu saziņu, neatkarīgi no atrašanās vietas un laika joslas. Microsoft uzskata, ka hibrīdais darbs ir darba tirgus nākotne. Lai tas noritētu pēc iespējas veiksmīgāk, uzņēmumu vadītājiem nāksies pielāgoties un izveidot jaunu darbības modeli – gan attiecībā uz cilvēkresursiem, gan vietām, gan procesiem.
Microsoft Teams ir vitāli svarīgs instruments vīzijai par elastīgāku darba pasauli. Teams ir unikāls ar to, ka tas apvieno tiešsaistes sapulces, čata funkciju, zvanus, sadarbības iespējas un biznesa procesu automatizāciju vienā lietotnē. Jau kopš pandēmijas sākuma, kad biroja darbiniekiem visā pasaulē nācās pielāgoties attālinātajam darbam, Microsoft ir aktīvi darbojies pie inovāciju ieviešanas pakalpojumā Teams – lai dalību sapulcēs veidotu dabiskāku un patīkamāku, nodrošinot nevainojamu, kvalitatīvu saziņu gan darba vietas ietvaros, gan ārpus tās, un sniedzot iespēju attālinātās prezentācijas veidot pilnvērtīgākas un efektīvākas. Savukārt, lai būtu ērtāk sadarboties gan sinhroni, gan asinhroni, Microsoft ieviesis jauninājumus Microsoft Fluid veidnēs – Microsoft Teams platformā un ārpus tās.
Vienlīdzīgas starta pozīcijas – gan mājās, gan darbavietā, gan atrodoties ceļā
Lai hibrīdo sapulču pieredze būtu sekmīga ikvienam, pirmkārt, jāsāk ar pielāgošanos tiem cilvēkiem, kuri fiziski neatrodas sanāksmju telpā – lai katrs justos iekļauts un novērtēts, neatkarīgi no tā, vai sapulcei pievienojas uz vietas, no mājām vai, esot ceļā.
Jūs varat uzlabot hibrīdo sapulču norisi jau šodien pat – izmantojot dažus lieliskus instrumentus, kas ļauj nodrošināt līdzvērtīgas iespējas visiem. Microsoft ir apkopojis un publicējis vairākus veiksmīgus piemērus hibrīdā darba sanāksmju organizēšanai, piemēram, par pievienošanos Teams sapulcei, atrodoties sanāksmes norises vietā; par iekšējā moderatora nozīmēšanu, lai veidotu veiksmīgāku savstarpējo komunikāciju un sekotu līdzi dalībnieku iesaistei; par aicinājumu uz vietas esošajiem dalībniekiem ieslēgt kameru (ar nosacījumu, ka viņi jūtas ērti to darīt), lai būtu labāk redzami attālinātajiem dalībniekiem.
Lai attālinātajiem dalībniekiem nodrošinātu ērtu līdzdalību un iekļaujošu vidi, Teams Rooms paplašinās izmantojamo ekrāna laukumu, izmantojot jaunus video izkārtojumus, kas dalībnieku ekrānus video galerijā izvieto režģa formātā – brīžos, kad saturs netiek kopīgots. Tas palīdz attālinātajiem dalībniekiem ekrānos izskatīties dabiskāk.
Attālināto dalībnieku iesaistes veicināšanai vairākas funkcijas, kas bija pieejamas Team Rooms Desktop versijā, tagad ir atrodamas arī Online versijā. Viena no tām ir reakciju ikonas (live reactions), kuras paredzētas tam, lai virtuāli paceltu roku, aplaudētu vai izrādītu emocijas ar paceltu īkšķi, smaidu utt. Ar rīku Spotlight var izvērst pilnā izmērā tā dalībnieka ekrānu, kurš tobrīd ir galvenais runātājs, lai visu pārējo uzmanība būtu vērsta tikai uz viņu. Un visbeidzot, izmantojot klasisko video režģa izvietojumu, ir iespēja ekrāna augšpusē iespējot rīku Chat bubbles, parādot tajā katru jauno ienākošo čata ziņojumu, kā arī straumēt un kopīgot vairākus ekrānu logus vienlaicīgi, piemēram, gan savu prezentāciju, gan kādu interneta lapu, gan savu vebkameru.
Lai motivētu attālinātos dalībniekus būt proaktīviem, ierosinot idejas, un aktīvi iesaistīties to izvērtēšanā, ir ieviestas pilnīgi jaunas vēsmas Whiteboard platformā, specifiski to pielāgojot hibrīdajam darbam. Tajā visi sapulces dalībnieki var ērti sadarboties pārskatāmā un vizuālā digitālajā vidē. Jaunās iespējas ļauj ikvienam iesaistītajam integrēt jau esošu saturu Whiteboard, ļaujot pārējiem kļūt par aktīviem līdzautoriem. Darbojoties grupās, jaunās veidnes palīdz ideju izstrādes procesu veikt ātrāk un efektīvāk.
Efektīvās hibrīdā darba sanāksmēs ir būtiski, lai katrs dalībnieks spētu gan prezentēt, gan vērot un klausīties prezentāciju tā, lai tas ir gana atraktīvi un interaktīvi. Jaunās PowerPoint Live iespējas palīdz izveidot vidi, kas ir lieliski piemērota sadarbībai, rosinot ikvienu sapulces dalībnieku sniegt savu ieguldījumu. Izmantojot jauno tintes rīku (inking), prezentācijas laikā iespējams konkrētas vietas tekstā apvilkt vai pasvītrot, pievienot piezīmes, kā arī izmantot lāzera rādāmkociņu (laser pointer), lai pievērstu uzmanību galvenajiem punktiem.
Šīs jaunākās funkcijas meklē arī Teams mobilajā lietotnē! Tagad mobilajās ierīcēs vari piekļūt arī programmām PowerPoint Live un Dynamic view. Pielāgots fons tagad pieejams arī operētājsistēmā iOS un drīzumā arī Android ierīcēs.
Uz sadarbību balstīts darbs
Lai efektīvi darbotos hibrīdajos un asinhronajos modeļos, cilvēkiem ir nepieciešams pilnvērtīga un ar dažādām iespējām bagāta digitālā vide, kurā radīt un pārvaldīt saturu pirms sanāksmes, tās laikā un pēc tās. Fluid komponenti ir pamatīgs produktivitātes kodols, kas palīdz darbus veikt daudz vieglāk – gan sapulču kontekstā, gan saziņā ar citiem, izmantojot e-pastu un čata iespējas, gan citos aspektos. Nesen Microsoft ieviesa jaunus Fluid komponentus arī čata rīkā, lai nodrošinātu pilnvērtīgu reāllaika sadarbību, sniedzot iespēju saturam veikt tūlītēju rediģēšanu vai koplietošanu Teams un Office lietotnēs. Ievērojami Fluid komponentu uzlabojumi redzami arī Teams sapulcēs, lietotnēs OneNote, Outlook un Whiteboad, kas atvieglo sinhrono un asinhrono sadarbību starp Teams un Office lietotnēm. Ir pievienotas arī jaunas čata funkcijas, kas vēl vairāk atbalsta asinhrono sadarbību, lai varētu sekmīgi turpināt darbu arī starp sanāksmēm. Svarīgākos paziņojumus iespējams nopinot jeb pārskatāmi izcelt uz pārējo fona, tādējādi pievēršot tiem īpašu uzmanību un nodrošinot čatā iesaistītajiem dalībniekiem ātru piekļuvi augsti prioritāram saturam jebkurā laikā. Savukārt, iespēja attiecināt atbildi uz kādu konkrētu sarakstes rindu ļauj ērtāk un loģiskāk izsekot līdzi notiekošajai sarunai.
Pēdējā gada laikā sanāksmju skaits ir krietni pieaudzis. Tāpat arī neformālā saziņa. Lai veiksmīgi tiktu galā ar šo digitālo pārslodzi, lieti noder jaunie Teams sapulču Fluid komponenti – lai uzreiz Teams sapulcē ērti izveidotu vienotu dienas kārtību, veiktu piezīmes un piešķirtu uzdevumus, kā arī pēc vajadzības jebkurā brīdī piekļūtu sapulces saturam. Sapulces dienas kārtība, piezīmes un uzdevumi tiek automātiski ievietoti OneNote – jaunajā sapulču piezīmju mājvietā. Sapulces gaitā pārnesiet diskusiju nākamajā līmenī – kopīgās ideju vētrās radušos priekšlikumus atspoguļojot un rediģējot reāllaika Fluid komponentos Whiteboard lietotnē. Fluid komponenti var tikt izmantoti arī programmā Outlook – e-pastā vai kalendārā – lai ērtāk plānotu savu laiku, dienas kārtību, piezīmes un uzdevumus dažādās lietotnēs.
Avots: Microsoft